La questione della necessità di creare un archivio elettronico in azienda diventa sempre più urgente. E questo non è casuale, perché l'introduzione di nuove tecnologie dell'informazione non solo garantisce la sicurezza e l'affidabilità dei documenti, ma riduce anche i tempi per la loro ricerca e consente anche, se necessario, a più dipendenti di accedere agli stessi dati contemporaneamente.
Istruzioni
Passo 1
La creazione di un archivio di documenti elettronici comprende diverse fasi. Inizialmente, acquista e installa il software con licenza sull'attrezzatura informatica dell'azienda.
Passo 2
Preparare documenti, ovvero organizzarli, identificarli in conformità con la struttura esistente della circolazione dei documenti nella propria organizzazione. In particolare, in questa fase, dovranno essere registrati, ordinati per durata e punti metallici e punti metallici rimossi dai fogli non cuciti.
Passaggio 3
Il passaggio successivo è la digitalizzazione o la scansione dei documenti. Viene eseguito su apparecchiature tecniche che supportano esattamente il tipo e il formato del documento utilizzato in questa organizzazione. In questa fase, controllare la qualità della riproduzione dei documenti, se necessario, eseguire nuovamente la scansione.
Passaggio 4
La prossima è la fase di conversione (conversione) dei documenti nel formato che soddisfa il concetto dei loro standard di archiviazione e produzione, e quindi - la fase di indicizzazione, ad es. "Assegnazione" di parole chiave a ciascun documento per la successiva ricerca delle informazioni necessarie o creazione di un database full-text.
Passaggio 5
Al termine del lavoro sulla creazione di un archivio elettronico, definire le impostazioni (diritto di accesso, diritto di modifica dei documenti) e formare il personale dell'organizzazione.
