Una nomenclatura di caso è un elenco numerato di titoli di caso archiviati all'interno di un'organizzazione. Secondo questo documento, viene svolto tutto il lavoro sulla documentazione dell'impresa. Riflette il tempo di conservazione di documenti specifici e quale dipartimento è responsabile di quale documentazione.
Necessario
- - conoscenza del lavoro d'ufficio;
- - un elenco tipico di documenti con periodi di conservazione.
Istruzioni
Passo 1
Prendi una decisione sullo sviluppo della nomenclatura, questo deve essere fatto usando l'ordine per l'organizzazione. In esso, indicare chi dovrebbe fare la nomenclatura, sotto la cui guida e in quale lasso di tempo. Quindi, chiarire l'ambito dell'elemento. Per creare una nomenclatura individuale, puoi usarne una approssimativa, può essere compilata per gruppi di organizzazioni che fanno parte dello stesso sistema. Considera la struttura della tua organizzazione durante la stesura di questo documento.
Passo 2
Selezionare lo schema di classificazione in base al quale verrà costruita la nomenclatura. Dipende dalla struttura dell'impresa. Se è abbastanza stabile, scegli uno schema a blocchi della nomenclatura. Se cambia frequentemente, scegli uno schema di produzione funzionale. Nel primo caso, le sezioni della nomenclatura corrisponderanno ai nomi delle divisioni strutturali dell'azienda. La sequenza della loro posizione dovrebbe essere simile alla tabella del personale. Nel secondo caso, utilizzare le funzioni o le direzioni delle attività dell'organizzazione come sezioni quando si redige la nomenclatura degli affari della società.
Passaggio 3
Formulare i titoli dei casi. Il titolo dovrebbe essere chiaro, conciso e divulgare la struttura principale e il contenuto dei documenti del caso. Includere anche chiarire il contenuto del caso, informazioni sull'autenticità e copie dei documenti. Non utilizzare parole introduttive, frasi complesse e parole non specifiche nelle intestazioni.
Passaggio 4
Quando si compila un elenco di intestazioni, utilizzare i seguenti segni: nominale (tipo di documento), autore, corrispondente, cronologico (tempo di creazione), soggetto-interrogativo, geografico.
Passaggio 5
Determinare i periodi di conservazione per i casi, per questo utilizzare un elenco standard di documenti di gestione. Completa il design della nomenclatura, il testo stesso dovrebbe apparire come una tabella, metti il timbro di approvazione sul frontespizio.
