La videoconferenza è oggi un modo popolare di comunicazione, sia tra i partecipanti a un progetto sia tra i leader di diverse aziende per discutere di questioni di cooperazione. Organizzare una videoconferenza è difficile come una normale. L'unica cosa che rende il compito più facile è che sei nel tuo ufficio oa casa e tutti i materiali necessari sono sempre a portata di mano.
Istruzioni
Passo 1
La prima cosa di cui hai bisogno è un software di videoconferenza. Scarica qualsiasi software che ti permetta di sentire e vedere l'interlocutore utilizzando i mezzi tecnici del tuo computer. Il programma più popolare oggi è Skype. Assicurati che i tuoi futuri intervistati abbiano lo stesso software. Aggiungili all'elenco dei contatti nel tenant. Si prega di notare che non tutti i prodotti software offrono la videoconferenza. Nella maggior parte di essi è a pagamento (Virtual Room, TrueConf, programmi ooVoo), oppure è fornito in versione di prova per diversi giorni. Si prega di risolvere questo problema prima della conferenza.
Passo 2
Controlla anche se la webcam e il microfono del tuo computer funzionano. Assicurati che la tua connessione Internet sia stabile in quanto è la chiave del successo delle tue trattative. Tu e i tuoi interlocutori dovreste sentirvi come se stessite comunicando dal vivo.
Passaggio 3
Prepara tutto il materiale necessario: documenti da spedire, presentazioni, testi dei tuoi interventi, domande ai tuoi interlocutori. Immagina di organizzare una vera conferenza e di essere completamente preparato.
Passaggio 4
Accedi a Skype all'ora pianificata e assicurati che tutti i partecipanti alla conferenza siano online. Seleziona uno dei partecipanti evidenziando il suo nome nell'elenco dei contatti. Accedi al menu Conversazione e seleziona Aggiungi partecipanti. Aggiungi tutti gli altri membri dal tuo elenco di contatti. Ora hai un gruppo unito in un'unica conversazione. Fare clic su Chiama gruppo e tutti i partecipanti riceveranno la chiamata contemporaneamente.
Passaggio 5
La videoconferenza Skype ha abbastanza funzionalità per il successo delle tue trattative. Per mostrare ai tuoi interlocutori eventuali grafici o presentazioni, inviali ai tuoi partner e chiedi loro di aprirli in una pagina o diapositiva specifica, oppure utilizza la funzione “Condividi”. Ti consente di mostrare ai tuoi interlocutori un'immagine di ciò che sta accadendo sullo schermo del tuo computer. Devi solo aprire il file sul tuo computer e tutti i partecipanti alla conferenza lo vedranno.
