I fogli di calcolo di Microsoft Excel sono un modo ideale per archiviare le informazioni di contatto. Avere una rubrica in Excel semplifica l'aggiunta e la rimozione delle informazioni di contatto. La creazione di un tale libro consiste in due procedure principali: aggiungere la colonna appropriata e inserire le informazioni.
Necessario
Installato Microsoft Excel 2007
Istruzioni
Passo 1
Apri Microsoft Excel 2007.
Passo 2
Aggiungi un titolo nella parte superiore della tabella in modo da sapere cosa contiene. Potrebbe essere necessario un elenco telefonico per uso personale e un altro per uso lavorativo o aziendale. Il nome aiuterà a distinguerli l'uno dall'altro. Usa la barra degli strumenti in alto per evidenziare il titolo.
Passaggio 3
Salta un paio di righe per personalizzare le colonne della rubrica. Utilizza le seguenti intestazioni di colonna: nome, indirizzo, città, stato, codice postale, numero di telefono, numero di fax e indirizzo e-mail. Immettere queste intestazioni per ciascuna delle colonne. È molto più facile leggere e trovare informazioni quando i singoli elementi sono in colonne separate.
Passaggio 4
Evidenzia la riga delle intestazioni di colonna facendo clic sul numero di riga a sinistra. Usa gli strumenti nella barra in alto per centrare e mettere in grassetto le intestazioni delle colonne.
Passaggio 5
Inserisci le informazioni in ogni colonna. Questo potrebbe richiedere del tempo. Devi solo inserire tutte le informazioni di contatto disponibili in Excel una volta, quindi aggiungere nuovi contatti e aggiornare le informazioni. Se mancano dei dati, lascia la cella vuota.
Passaggio 6
Formatta il testo nella colonna del codice postale. Seleziona tutto il testo nella colonna (escluse le intestazioni). Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla selezione e selezionare Formato celle. Nella scheda "Numero", fai clic sulla voce "Ulteriori". Fare clic su Codice postale o Codice postale +4. Fare clic su OK. Questo convertirà tutti gli indici in un unico formato.
Passaggio 7
Formatta il testo nella colonna dei numeri di telefono. Seleziona tutto il testo nella colonna ad eccezione delle intestazioni. Fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Formato celle. Nella scheda "Numero", seleziona "Ulteriori". Fare clic sulla voce "Numero di telefono" nella sezione "Tipo". Fare clic su OK. Tutti i numeri di telefono verranno formattati.
